Zeit ist unser wichtigstes Gut. Im Berufsleben bedeutet das auch sehr oft, dass aufgrund verschiedener Projekte und Tätigkeiten, die an einem Tag via Email, Telefonaten und in Meetings auf uns zukommen, die genaue Zuordnung unserer Zeit auf unsere Projekte unübersichtlich wird. Für Freelancer bedeutet das konkret, dass sie in der Verrechnung oft schätzen oder bestimmte Tätigkeiten (wie Telefonate, kurzer Research) gar nicht verrechnen. Auch Angestellte müssen aber oft Auskunft darüber geben, wieviel Zeit sie genau auf welche Tätigkeit verwenden. Das Grazer Start-up Timeular hat eine smarte zukunftsträchtige Lösung in Form einer Zeiterfassung und eines digitalen Effizienz Coach. Manuel Bruschi, CEO Timeular im Interview, vorgeschlagen von Philipp Stangl.

Im Sinne des Taskfarm Konzepts wurde Manuel Bruschi von Blaha Büromöbel auf das Interview eingeladen.

Wie bist Du auf die Idee eines digitalen Effizienz Coaches gekommen?

Manuel Bruschi: Um mir mein Studium zu bezahlen, habe ich als Freelancer gearbeitet. Viele Kunden wollten, dass ich Stunden aufschreibe, das war immer mühsam. Ich habe so ziemlich alle Lösungen ausprobiert, die es gibt. Die komplizierten wie die, einfachen und trotzdem hatte ich immer dasselbe Problem: Wo ist meine Zeit geblieben? Was kann ich jetzt verrechnen? und musste schon wieder rekonstruieren.
Meine Conclusio war, dass es ein ganz simples System sein muss, damit die Zeiterfassung selbst nicht schon viel Zeit frisst.
Ich wollte etwas physisches, haptisches, leicht zu bedienendes, das mir verknüpft mit einer App die Arbeit abnimmt. Zuerst kam ich auf die Idee einen Würfel zu verwenden. Jede der sechs Würfelseiten soll einem Projekt oder einer Tätigkeit zugewiesen werden, der Würfel wird immer auf die Seite gedreht, wo man gerade arbeitet, und das wird in ein System eingetragen. Sechs Seiten um Aktivitäten aufzuzeichnen waren aber zu wenig, daher verwenden wir einen Oktaeder – acht Seiten sind perfekt, man muss die Aktivität nicht lange suchen, hat aber dennoch eine ausreichende Auswahl.

Wie kommuniziert das System mit dem Oktaeder?

Manuel Bruschi: Der Oktaeder spricht über Bluetooth mit dem System. Die Aktivität ist frei wählbar, der Oktaeder kann selbst beschriftet und immer wieder angepasst werden.

Wie funktioniert die Anwendung?

Manuel Bruschi: Wir empfehlen immer eine Aktivität auf eine Seite zu legen, zum Beispiel Email verfassen, telefonieren, interviewen, recherchieren, .. verschiedene Tätigkeiten.
Diese Tätigkeiten kann man mit Mentions wie auf Twitter auf Kunden und Projekte zuweisen, kategorisieren und verfeinern.

Ein Beispiel: ich recherchiere gerade für einen Kunden B, dann habe ich die Seite ‚„Recherche” des Oktaeders oben liegen. Dann ruft mich kurz Kunde C an, ich drehe auf „Telefonieren“ und im Anschluss wieder auf „Recherche“. Im Nachgang gebe ich in der App mit @KundeB und @KundeC ein, welchem Kunden die Zeiteinträge zuzuordnen sind?

Das Wichtige ist, dass man mal diese Zeitblöcke in seinen Kalender eingetragen bekommt. Zu wissen, wo die eigene Zeit geblieben ist, ist die Hauptfrage, die unsere Kunden beschäftigt.

Das Zeiterfassungssystem besteht aus Hard- und Software. Verbindet diese App sich mit dem Kalender, den man am Handy/Computer benutzt?

Manuel Bruschi: Unsere App ist ein Kalender, in dem die Tätigkeiten eingetragen werden. Wir bieten aber auch Integrationen in Drittsysteme an, über die die Daten beispielsweise auch in andere Kalenderapps oder Systeme importiert werden können.

Aus welchen Komponenten besteht die Hardware?

Manuel Bruschi: Im Oktaeder ist ein Beschleunigungssensor, Bluetooth und eine Batterie enthalten. In der App weist man jeder Seite des Oktaeders eine Tätigkeit zu. Wenn die Seite gewendet wird, sendet der Oktaeder die Daten in die App.

Wie lange läuft der Oktaeder mit der Batterie?

Manuel Bruschi: Die Knopfzellenbatterie hält bis zu 1,5 Jahren und ist ganz einfach austauschbar.

Was kostet ein System?

Manuel Bruschi: Das Starterpaket kostet 99 Euro. Weiters bieten wir auch ein Pro-Paket an, bei dem die Hardware sich auf 49 Euro beläuft und die Software mit 9 Euro pro Monat verrechnet wird. In dieser Version sind Integrationen, Exportfunktionen und Premium Support enthalten.

10 Jahre in die Zukunft geblickt, wie könnte die Welt und euer Produkt aussehen?

Manuel Bruschi: Ich glaube in der Zukunft werden wir alle weniger Stunden arbeiten. Viele Tätigkeiten werden automatisiert und digitalisiert, einige Tätigkeiten werden redundant bzw. auch durch künstliche Intelligenz gemacht werden können.
Ich denke aber, dass der Mensch bei schöpferischen Arbeiten noch lange eine wichtige Rolle spielt. Im Prinzip geht es darum: Was können wir von unserer Arbeit automatisieren, eliminieren, optimieren und delegieren. Unser Produkt soll heute und in zehn Jahren dabei helfen herauszufinden, was diese Sachen sind, wie ein digitaler Effizienz Coach, der einfach erfasst, an was und wie lange wir arbeiten. Das System hilft bei der Auswertung der Inhalte und zeigt Verbesserungsmöglichkeiten auf.

Man könnte es also nicht nur im Arbeitsalltag, sondern überall dort anwenden wo man seine Zeit optimieren möchte.

Manuel Bruschi: Ich finde, dass wir alle zu viel arbeiten, zu wenig Zeit für die wichtigen Dinge im Leben haben. Der einzige Weg, eine Verbesserung zu erreichen, ist weniger zu arbeiten. Wenn wir effizienter sind, erreichen wir dieses Ziel.

Welche Jobs werden wir in Zukunft brauchen, die heute noch keinen Namen haben?

Manuel Bruschi: Keinen Krankenpfleger, sondern vielleicht Roboterpfleger. Ich denke auch, dass die Menschen die freie Fläche auf dem Wasser stärker nützen werden, vielleicht gibt es Bedarf an einem Ozean Verwalter.

www.timeular.com

About:
Manuel Bruschi ist einer der Gründer von Timeular. 2015 begann er sich mit dem Thema Zeiterfassung zu beschäftigen, heute kann Timeular 15.000+ Kunden in 80+ Länder zählen, inkl. Kunden wie Amazon, Siemens, Tesla und Audi. Manuel wurde 2016 Staatsmeister im Rugby 7s und 2017 von Forbes 30 unter 30 ausgezeichnet. Seine Leidenschaft ist es Wege zu finden, wie man die eigene Zeit effizienter nutzen kann und er teilt seine Entdeckungen gern mit anderen. Wenn er das gerade nicht macht, beschäftigt er sich als Südtiroler gern mit Kochen und Bergsteigen.